先说下需要用到的工具和知识准备：
工具准备：word或wps（必备），鼠标按键精灵（备用）

知识准备：
1.对word有深入的了解，并了解其工作的一般规律。
2.稍微了解一些编程知识，至少有一点编程的思维。
3.熟悉并了解word的“宏”功能。word中的“宏“需要启用一下；WPS中的“宏”需要下载一个插件。
4.了解自己经常处理的稿子的特点，找出规律性。这一点很重要，必须深入洞察其规律才可以找到快速合理的方式。

下面说具体的操作方法：

基本原理：了解和分析稿件特点，运用word强大的查找替换以及格式设置功能进行预演示，演示成功后，将各次查找替换、格式设置等逐一编写成word宏，并设置好宏快捷键。下一次，当我们打开一个新的文件时，只要按一下快捷键，一个杂乱无章的稿子瞬间变成你预设的样子。包括页面大小、页边距、行间距、字号、字体、首行缩进字符、是否要空格、是否要手动回车符等等。

说明：“宏”有一个好处是可以录制，你可以像用录音机一样把你的操作录下来，遇到同样的稿子就可以应用你录过的宏。如果不太会用word宏，也可以用鼠标按键精灵代替，也有录制功能。

实例说明：

比如，你经常从网上复制文字粘贴到word里，这种word文档需要修改的内容很多：1.字体字号要统一、2.所有空格要删除、3.所有英文双引号要换中文、4.半角字符要换全角字符、5.手动换行符要变成自动换行符、6.没用的图片要删除、7.网页中固定内容的文字要删除（网站名称、导航栏内容等）、8.首行缩进2字符需调整、9.行间距段间距需调整、10.页边距要调整。以上所有的调整，我们都可以编写到word宏中。其中，1、8、9、10需要用宏录制功能录制下来再做调整；2、3、4、5、6、7则需要做简单的宏编辑来实现。